Une lettre de mission est-elle un contrat ?

Signée par les deux parties, elle formalise leur accord sur la mission. C'est pourquoi elle doit être précise et relue par un avocat, surtout quand elle traite de données personnelles et de droits d'auteur.

Faut-il une clause spécifique quand on utilise l'IA ?

Oui, dès que des documents du client passent dans un outil d'IA : quels documents, quel outil, quelles données exclues, et ce qu'ils deviennent à la fin.

Où mettre les clauses sur les données personnelles ?

Dans la lettre elle-même ou dans une annexe de sous-traitance, si vous traitez des données pour le compte du client. Le guide du sous-traitant de la CNIL en liste le contenu.

Lettre de mission de consultant : les clauses à prévoir

La lettre de mission d'un consultant est le document qui fixe l'accord avec le client : contexte, objet, livrables, méthode, calendrier, honoraires et obligations de chacun. Quand la mission comprend un assistant IA ou l'usage d'outils d'IA sur les documents du client, elle doit en plus préciser quels documents sont confiés, ce qu'il advient des données personnelles, qui détient les droits sur les livrables et ce qui se passe après la livraison. Cette page liste ces clauses. Elle donne une information générale : faites relire votre modèle par un avocat avant de l'utiliser.

Les rubriques classiques

Rubrique	Ce qu'elle dit
Parties	Qui signe, qui représente le client
Contexte	La situation et la demande du client, en quelques lignes
Objet et périmètre	Ce que couvre la mission, et ce qu'elle ne couvre pas
Méthode et étapes	Les phases, les entretiens, les ateliers
Livrables	La liste, la forme, la date
Calendrier	Les jalons, la date de fin
Honoraires et facturation	Le format (taux journalier, forfait, abonnement) et l'échéancier
Obligations du client	Documents à fournir, interlocuteurs disponibles, référent
Confidentialité	Ce que vous vous engagez à ne pas divulguer
Fin de mission	Réception, restitution, résiliation

Les clauses à ajouter quand un assistant IA en fait partie

1. L'assistant comme livrable

Décrivez-le comme n'importe quel livrable, avec un critère de réception :

ce à quoi il répond, pour qui ;
la liste des documents qui composent sa base, en annexe ;
la recette : une liste de questions types et le seuil de bonnes réponses convenu ;
ce qu'il doit faire quand la réponse n'est pas dans les documents.

Le détail se trouve dans les livrables d'une mission de conseil, assistant compris.

2. Les documents confiés et l'usage d'outils d'IA

La liste des documents que le client vous confie.
L'autorisation de les traiter avec un outil d'IA, en nommant l'outil ou la plateforme.
Les documents ou catégories de données exclus.
Qui, chez le client, a le droit de consulter l'assistant, donc les documents qu'il contient.

3. Les données personnelles

Si vous traitez des données personnelles pour le compte du client, vous êtes en principe son sous-traitant au sens du RGPD, le règlement général sur la protection des données. Le guide du sous-traitant de la CNIL (édition de septembre 2017) indique que le contrat doit alors définir :

l'objet et la durée de la prestation ;
la nature et la finalité du traitement ;
le type de données personnelles traitées ;
les catégories de personnes concernées ;
les obligations et les droits du client, responsable de traitement ;
vos obligations et vos droits de sous-traitant, tels que prévus à l'article 28 du règlement.

Le guide précise aussi que vous ne pouvez faire appel à un autre sous-traitant, comme la plateforme qui héberge l'assistant, qu'avec l'autorisation écrite du client. Il propose un exemple de clauses, en rappelant qu'elles doivent être adaptées à chaque prestation. Voir utiliser l'IA avec les documents d'un client.

4. Les droits sur les livrables

Un contrat de prestation ne transfère pas à lui seul les droits d'auteur au client ; si une cession est prévue, l'article L131-3 du Code de la propriété intellectuelle exige que chaque droit cédé soit mentionné distinctement, avec son étendue, sa destination, son lieu et sa durée. Distinguez dans la lettre ce qui est écrit pour le client et ce qui relève de votre méthode, détaillé dans propriété intellectuelle des livrables.

5. Le compte sur la plateforme

Écrivez qui est titulaire du compte : vous ou le client. Ce choix décide de qui peut modifier l'assistant, qui règle l'abonnement à la plateforme et ce qui se passe si la relation s'arrête.

6. L'après-livraison

Qui met à jour la base quand un document change.
Si un suivi est prévu, son contenu et ses conditions, ou le renvoi à une offre séparée. Voir du ponctuel au suivi régulier.
Ce qui n'est pas inclus : sans cette mention, chaque demande ultérieure devient une discussion.

7. La fin de mission

Le guide de la CNIL rappelle qu'au terme de la prestation, selon les instructions du client, le sous-traitant doit supprimer les données ou les renvoyer, et détruire les copies existantes, sauf obligation légale de les conserver. Prévoyez :

la restitution ou la suppression des documents confiés, y compris dans les outils d'IA utilisés ;
le sort de l'assistant : transfert au client, export de la base, ou fermeture ;
la date à laquelle tout cela doit être fait.

La liste à vérifier avant d'envoyer la lettre

Une lettre complète protège autant le client que vous. Elle montre aussi que vous avez pensé à ce que l'assistant deviendra après votre départ.