Combien de documents faut-il examiner ?

Ceux du périmètre retenu, pas tous ceux de l'entreprise. Partez des questions que les équipes posent réellement et remontez aux documents qui devraient y répondre.

Que faire d'un document obsolète ?

Le marquer comme tel, le retirer des emplacements où les équipes le trouvent, et l'archiver. Il ne doit jamais entrer dans la base d'un assistant.

L'audit documentaire est-il utile sans projet d'assistant ?

Oui. Il réduit les erreurs dues aux mauvaises versions et le temps passé à chercher. L'assistant n'en est qu'un débouché possible.

Audit documentaire en entreprise : la méthode pas à pas

Un audit documentaire consiste à recenser les documents d'une entreprise sur un périmètre donné, à vérifier pour chacun s'il est à jour, validé, cohérent avec les autres et accessible à ceux qui en ont besoin, puis à proposer un plan de remise à niveau. Pour un consultant, c'est une mission courte et concrète. Et c'est le passage obligé avant tout assistant IA : un assistant qui répond à partir des documents d'un client ne sera jamais plus juste que ces documents.

Pourquoi l'audit précède l'assistant

Un assistant de ce type cherche dans une base de documents puis rédige une réponse. S'il trouve deux versions d'une même procédure, il peut citer la mauvaise. S'il ne trouve rien, il doit le dire. Si un document contient des données personnelles inutiles, il risque de les ressortir. L'audit traite ces trois risques avant qu'ils ne se produisent. C'est aussi une mission que vous pouvez facturer seule, que l'assistant se fasse ou non.

La méthode en six étapes

1. Fixer le périmètre à partir des questions

Ne commencez pas par « tous les documents ». Commencez par les questions : recueillez auprès des équipes les vingt à trente questions qu'elles posent le plus souvent à leur responsable ou à un collègue. Le périmètre de l'audit, ce sont les documents qui devraient y répondre.

2. Inventorier

Pour chaque document, une ligne dans un tableau :

Colonne	Exemple
Titre	Procédure de réception des marchandises
Emplacement	Dossier partagé « Logistique », intranet, classeur papier
Format	Texte, tableur, scan, présentation
Propriétaire	La personne qui valide les changements
Date de dernière mise à jour	03/2024
Statut	En vigueur, brouillon, périmé, inconnu
Questions couvertes	Numéros des questions de l'étape 1

Le statut « inconnu » est souvent le plus révélateur. Un document dont personne ne sait s'il s'applique encore est un document dangereux.

3. Repérer doublons et contradictions

Cherchez les documents qui traitent du même sujet. Deux cas se présentent : des copies (une version à garder, les autres à archiver) ou des règles différentes (une décision à faire prendre par le propriétaire). Notez chaque contradiction avec les deux passages en regard.

4. Évaluer la qualité de chaque document

Une grille simple, de 0 à 2 par critère :

Critère	0	1	2
À jour	Périmé ou inconnu	Doute sur un point	Validé récemment
Clair	Incompréhensible sans aide	Compréhensible par un initié	Compréhensible par un nouveau
Complet	Étapes manquantes	Cas courants seulement	Cas courants et exceptions
Lisible par une machine	Scan d'image, tableau éclaté	Texte avec mise en forme lourde	Texte structuré, titres clairs

Le dernier critère compte pour l'assistant. Un scan sans texte reconnu ou un tableau découpé sur plusieurs pages se lit mal.

5. Écarter ce qui ne doit pas entrer

Certains documents ne doivent pas aller dans la base d'un assistant consulté par toute l'équipe : documents confidentiels, informations sur des personnes nommées, éléments sans rapport avec les questions. La CNIL, dans sa page sur l'IA et le RGPD (le règlement général sur la protection des données) du 05/04/2022, rappelle deux principes utiles ici : un traitement doit avoir une finalité bien définie dès la conception, et seules les données nécessaires doivent être utilisées. Elle recommande aussi de tester avec des données fictives. Appliquez ces principes au tri.

6. Identifier les manques

Reprenez les questions de l'étape 1. Celles qui ne trouvent aucun document à 2 points sont vos manques. Ce sont les documents à écrire ou à refaire.

Ce que vous remettez au client

L'inventaire complet, avec statut et note.
La liste des contradictions, à trancher par les propriétaires.
La liste des documents à archiver.
La liste des manques, classée par fréquence des questions.
Un plan de remise à niveau : qui écrit quoi, pour quand.
Un avis : la base est-elle prête pour un assistant, et sur quel périmètre ?

Votre rôle vis-à-vis des données

Pendant l'audit, vous manipulez des documents qui peuvent contenir des données personnelles. Le guide du sous-traitant de la CNIL (édition de septembre 2017) indique qu'on est sous-traitant quand on traite des données personnelles « pour le compte, sur instruction et sous l'autorité » d'un responsable de traitement. C'est souvent votre situation pendant la mission. Le contrat doit alors prévoir vos obligations de sécurité et de confidentialité. Voir utiliser l'IA avec les documents d'un client.

Après l'audit

Si la base est prête, l'assistant peut devenir un livrable de la mission suivante. S'il est mis en place, les questions sans réponse qu'il enregistre prolongent l'étape 6 : elles vous disent, chaque mois, quel document manque encore. L'audit cesse d'être une photographie : il devient la base d'un suivi régulier.